Las empresas están en el punto de mira de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social debido al nuevo Plan de Control 2016 con el que se han intensificado los controles y se han incrementado las actuaciones en la revisión de aspectos relacionados con la actividad de la empresa, sus empleados y el cumplimiento del registro de jornada diaria y cuadrantes de trabajo de los trabajadores tanto a tiempo parcial como a tiempo completo. Con esta Instrucción 3/2016 sobre intensificación del control en materia de tiempo de trabajo y de horas extraordinarias se pretende evitar el fraude en la realización de horas extraordinarias, no declaradas a la seguridad social ni remuneradas al empleado.

Desde el 2013 y tras el RD-ley 16/2013 de 20 de diciembre, de medidas para favorecer la contratación estable y mejorar la empleabilidad de los trabajadores, se incluyó en el Estatuto de los Trabajadores una disposición que señala expresamente el registro diario de la jornada de los trabajadores y la obligación del empresario de llevar el cómputo de las horas de sus trabajadores a tiempo parcial. (art. 12.4c. ET 2015)

“A estos efectos, la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias a que se refiere el apartado 5. El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años”.

Esta nueva redacción del artículo 12 se complementa con lo que ya establecía el artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores respecto a las horas extraordinarias y que dispone: “A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente”.

Por ello, si el trabajador a tiempo completo no hacía horas extraordinarias, la empresa no tenía la obligación de computar la jornada diaria del mismo. En el caso de los contratos a tiempo parcial, la empresa debía distinguir de manera expresa las horas ordinarias y complementarias, que no extraordinarias. Las horas complementarias, pactadas y voluntarias, son “realizadas como adición a las horas ordinarias pactadas en el contrato a tiempo parcial”. Se establecía además que “en caso de incumplimiento de las referidas obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios.”

A raíz de las recientes sentencias dictadas por la Audiencia Nacional: 4 de diciembre de 2015 (caso Bankia); del 19 de febrero de 2016 (caso Abanca) y del 6 de mayo de 2016 (caso Banco Sabadell), se ha hecho extensible la obligatoriedad de las empresas de registrar la jornada diaria de cada empleado con independencia del tipo de jornada o de la realización de horas extraordinarias para poder asegurar el control de las horas extraordinarias. Además, las empresas deben implantar sistemas de control para elaborar y gestionar este registro diario: “la obligación de la empresa de establecer un sistema de registro de la jornada diaria efectiva que realiza la plantilla, que permita comprobar el adecuado cumplimiento de los horarios pactados, tanto en el convenio sectorial como en los pactos de empresa que sean de aplicación”. Del mismo modo, “establece la exigencia de informar a los representantes legales de los trabajadores de las horas extraordinarias que se realizan y comunicar a los trabajadores y trabajadoras la jornada laboral realizada y el monto de las horas extraordinarias”.

¿Cómo puedo realizar el control de presencia?

La Audiencia Nacional señala que el registro de la jornada se puede instrumentar de múltiples maneras. “Los modelos o tipos de registro que utilice la empresa serán los que la propia empresa elija libremente, dado que la Ley nada dice sobre este particular. No obstante debe ser un sistema de registro que garantice la fiabilidad y la invariabilidad de los datos”. La elección de este registro es uno de los principales dilemas a los que se enfrentan las empresas. Desde Global Planning Solutions te ofrecemos la solución para gestionar la presencia de tus empleados y las horas trabajadas por cada uno, aportando la ventaja de la fiabilidad de los datos recogidos. Nuestro módulo de Control de Presencia incorpora las funcionalidades necesarias para cumplir con la ley:

El registro debe conservarse durante el plazo legalmente establecido de 4 años. La comprobación de la existencia del registro debe poder realizarse en el centro de trabajo, lo que evita la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los registros.

Visita de la Inspección de Trabajo, ¿qué me puede solicitar?

  • Actividad de la empresa y horarios de la misma especificando turnos, descansos diarios, semanales, anuales….
  • Categorías y tipos de contratos de los empleados.
  • Existencia de pacto o decisión unilateral de distribución irregular de la jornada y sus preavisos.
  • Horas extraordinarias: cuantas, habitualidad, justificación de su realización y retribución.
  • Cuadrantes de trabajo por periodos.
  • Registro de jornada, en cumplimiento del artículo 35.5 ET 2015.
  • Resumen de la jornada realizada por los trabajadores.

Toda esta documentación complementarse con entrevistas a los trabajadores sin la presencia de representantes o encargados de la empresa.

Y si la empresa incumple la obligación del registro de la jornada diaria…

La Inspección de Trabajo puede extender acta de infracción considerando la existencia de infracción grave del artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social con multas de entre 60 y 625 euros si, por ejemplo, cometen fallos formales en el registro de la jornada diaria y pueden llegar hasta 6.250 euros por la ausencia de dicho registro. En caso no declarar las horas extras realizadas o la no remuneración de las mismas puede suponer una multa que oscila de los 625 a los 6250 euros. Si la empresa no paga las horas extraordinarias o se retrasa reiteradamente en hacerlo, las sanciones podrían llegar hasta 187.515 euros.