Adjuntar archivos a permisos (justificantes)

El portal profesional permite adjuntar documentos a las solicitudes de permisos, de forma que sirvan de apoyo a la hora de que las personas gestoras puedan darlos por justificados o bien simplemente resolverlos.

Modo de uso desde el portal del empleado

Con el fin de adjuntar un archivo en el formulario, existe un botón “clip”, desde este botón se podrá añadir cualquier archivo (imagen o PDF).

En la opción ficheros adjuntos, aparece el número de ficheros que se han adjuntado en el permiso, en este caso es 0 porque no se han adjuntado archivos:

Al adjuntar el archivo deseado, aparecerá el número de ficheros adjuntos, en este caso 1:

Al pulsar sobre Fichero adjunto, nos redirigirá dentro del formulario, al apartado donde se encuentra adjunto el fichero:

Para abrirlo, hay que clickar sobre el fichero en cuestión y se descargará el fichero.

Para aprobar, denegar o dejar en pendiente el justificante, se realizará desde el siguiente apartado del formulario:

Modo de uso desde WorkPlanner

Para detectar desde WorkPlanner los permisos que tienen un justificante adjunto, será del modo marcado a continuación con una exclamación en rojo, además el tipo de incidencia se mostrará con _pj (pendiente de justificar):

Con la exclamación en rojo, en este caso, se detecta que hay que aprobar o denegar un justificante.

Una vez abierto hay que proceder del mismo modo que el apartado anterior.

Si el justificante es válido y aprobado, la incidencia se mostrará como lo hace habitualmente:

Si el justificante no es válido y no se aprueba, la incidencia se mostrará como PNJ – permiso no justificado:

Nota: una vez aprobado o denegado el justificante dentro del formulario, hay que cerrar el formulario y refrescar el Gantt para que se muestre la modificación.

ATENCIÓN: El siguiente contenido es de uso avanzado y su utilización puede ocasionar daños irreparables en la configuración del sistema

Configurar el funcionamiento de los documentos adjuntos

Para configurar el portal de forma que sea posible adjuntar ficheros deben realizarse las siguientes acciones:

1.- Activar el feature AttachmentsInForms en la sección Features

2.- Establecer el directorio donde se almacenarán los ficheros adjuntos (en BoldWebConfig). Por ejemplo: <UploadConfigDir>C:\ARCHIVOS</UploadConfigDir>

Nota importante: Si hay 2 portales (interno y DMZ) se debe usar una carpeta compartida que nos facilitará el cliente para que desde ambos, se puedan acceder a los ficheros de la misma manera. Si se trata de una ruta de red con permisos de acceso restringido, al cambiar la cuenta de arranque del APACHE, debe tenerse en cuenta que ese usuario esté dado de alta en la lista de usuarios con permisos de arrancar como servicio:

Otras configuraciones

Primero cabe aclarar que la anterior configuración sigue funcionando de la misma manera.

• Compartir directorio de permisos con contratos firmados

Para las nuevas versiones del portal, en lugar de: <UploadsDir>C:\JUSTIFICANTES</UploadsDir> se puede añadir la etiqueta nueva: <UploadConfigDir>C:\ARCHIVOS</UploadConfigDir> el valor de la etiqueta contiene un nombre de carpeta más genérico, pues va a contener tanto justificantes/permisos como contratos de empleados, la estructura quedará así (Ejemplo:)
C:\ARCHIVOS\%WorkerName%\Permisos\%IDFORM%\

El uso de esta etiqueta permite compartir directorio con los contratos firmados del empleado(Ejemplo:)
C:\ARCHIVOS\%WorkerName%\contratos\%IDCONTRACT%\

• Existe la posibilidad de encriptar los ficheros adjuntos en los permisos, que se suben al servidor del portal (Java).

Para activar la funcionalidad se tiene que añadir en el fichero BoldWebcfg la siguiente etiqueta:

<EncryptAttachedFiles>Yes</EncryptAttachedFiles>

Si se comenta, se borra o se pone otra palabra que no sea Yes, funcionará subiendo los ficheros sin encriptar.

Envío de correo de aviso tras adjuntar justificantes

Es posible configurar una dirección de correo a la que enviar una notificación cada vez que alguien adjunte un documento a un permiso.

Esta dirección de correo es única y se configura mediante el tag del BoldWebConfig: MailsAttachmentList Por ejemplo: <MailsAttachmentList>test@gps-plan.com</MailsAttachmentList>

Solución de problemas

Si se queda la ventana de adjuntar documentos abierta sin responder, tras seleccionar el fichero, puede que nos haga falta configurar la variable siguiente en el BoldWebConfig. Esto es necesario cuando el acceso al portal se realiza desde HTTPS aunque el tomcat esté configurado para ofrecer la web por http tan solo:

<ChangeToHTTPS>Yes</ChangeToHTTPS> 

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