Ayuda sobre productos BOLD:
Administración de usuarios
Configuración de usuarios en cliente Web – GT
Permite gestionar a los usuarios de WP desde la aplicación web. H
Los usuarios pueden tener una doble funcionalidad en función del modelo seguido:
- Funcionalidad de planificación a los usuarios de tipo gestor
- Funcionalidad de introducción marcajes o control de fichajes web
En el caso de que se vaya a utilizar el fichaje web y/o se les va a dar acceso por app será necesario que cada empleado que vaya a fichar tenga un usuario en BOLD. Será necesario en este caso efectuar una carga masiva y configurar la pestaña correspondiente de la plantilla de excel de carga para activar esos usuarios.(en versiones posteriores se puede automatizar la creación de usuarios para fichaje TBD. Además será necesario activarles la marca «Acceso portal» en su ficha personal de empleado para que puedan acceder a su ficha por la web y a la APP.
Maestro de usuarios
Permite ver y filtrar a los usuarios de WP desde la aplicación web. Se accede a este Maestro desde el menú Datos -> Configuración -> Gestión de Usuarios.
Arriba al izquierda nos encontramos los botones:
- Añadir usuario
- Borrar usuario previamente seleccionado
- Crear usuarios a partir de los nuevos empleados (útil cuando existe en la organización fichaje a través del portal o de la app)
- Enviar contraseñas a los correos (enviar el password por email) de los empleados. Los requisitos previos para la recepción de contraseñas:
– Para los casos de GT onpremise, además será necesario configurar una pantalla, donde se especifique el servidor de correo saliente desde el cual se enviarán las credenciales. Para ello, se accederá a Info configuración y en la pestaña CORREO se informarán los campos requeridos: Servidor, Usuario, Contraseña, Correo electrónico de prueba. Una vez configurado, ya no será necesario configurarlo de nuevo.
– El usuario debe tener el email informado.
Ejemplo:
Editor de usuarios
Al clicar en el id de usuario permite acceder a la ficha de los usuarios de WP desde la aplicación web.
Encontraremos diferentes bloques de campos a informar:
- Básicas: identificaremos los datos básicos del usuario
- Propiedades: Se encuentran varios campos que nos permiten configuraciones diferentes
- Permisos : Desde donde se configuran las visualizaciones de los usuarios y se asocia el usuario al empleado (fichaje)
- Auxiliares: No se usa
Contraseña del usuario
Como usuario administrador podemos cambiar la contraseña del usuario desde el editor de usuario:
Recuperación de contraseñas
En el caso de querer recuperar la contraseña para iniciar sesión en GT, hay que presionar «Recuperar Contraseña» desde la página de login o desde el terminal de marcaje web.
Según si accedemos desde la herramienta de gestión o desde el portal de marcaje, se abrirá una pantalla donde se introducirán los datos solicitados:
En el primer caso, al presionar Aceptar. Aparecerá un mensaje informativo indicando que se ha enviado un enlace de acceso al correo electrónico introducido. Al clicar en el enlace del email, este navegará a una nueva ventana donde se solicitará la nueva contraseña
Caducidad de contraseña:
GT fuerza a cambiar la contraseña de acceso la primera vez que se inicia sesión. Una vez cambiada la contraseña, la caducidad se pondrá por defecto a 6 meses.
El mensaje que se muestra al hacer login es «Su contraseña ha caducado. Debe cambiarla.«. Se aceptará el mensaje. Aparecerá una pantalla donde se indicará la contraseña antigua y la nueva y CONFIRMAR
El parámetro de caducidad está disponible en Gestión de usuarios -> seleccionar y editar un usuario -> Básicas: Modo caducidad (indica el tipo de caducidad de la contraseña).
Perfil y rol del usuario
En información básica, deberemos escoger el tipo de usuario teniendo en cuenta el perfil del usuario y el uso que vaya a hacer de la herramienta
Acceso a diferentes visualizaciones / nodos de áreas
Para usuarios de WorkPlanner (planificadores) se permite editar los permisos de acceso a las diferentes áreas.
Las áreas se pueden clasificar según un esquema de tipo árbol al que accedemos desde el editor de un usuario en el campo de configuración
Una vez abierto el editor de la clasificación deberemos clicar para activar el modo de edición (1) e ir desplegando los diferentes nodos (2, 3 y 4) hasta encontrar al que , por ejemplo le queremos añadir una nueva área. Una vez seleccionado dicho nodo (4), le podemos añadir una nueva área (5) o crear un nuevo nodo (6) para asignarle varias áreas.
*A un usuario le damos acceso a las diferentes áreas definiendo los nodos, no las áreas
Usuario
El usuario es una entidad básica de WorkPlanner que centraliza las propiedades asociadas a cada sesión en WorkPlanner.
Este objeto se utiliza a la hora de definir el perfil de acceso, contraseña, lista de acciones permitidas, y otras características que permiten parametrizar la forma que tendrá un usuario de interactuar con la aplicación.
Propiedades
El Usuario cuenta con las siguientes propiedades específicas:
- Usuario (login): Nombre de usuario asociado al objeto.
- Contraseña: Password para acceder al sistema.
- Contraseña: Repetición del password para acceder al sistema.
- Nombre completo : Se trata de un campo descriptivo, si el usuario estuviese asociado a una persona, este campo indicará su nombre.
- Área de planificación: Hace referencia a un nodo de clasificación de áreas. Establece el conjunto de elementos sobre los que tendrá acceso de lectura el usuario.
*A cada usuario se le puede asignar uno o varios nodos de la estructura organizativa definida en la aplicación (consulte el apartado Áreas de planificación). Al asignar a un usuario a nivel de la estructura organizativa, está limitando la información a la que tiene permiso para acceder. Por ejemplo, si un usuario está asignado al área organizativa MONTAJE sólo tendrá acceso a aquella información de planificación directamente asociada a dicho nodo o categoría de la estructura organizativa. Existen diferentes formas de vincular un usuario a un (o varios) nodo de áreas, Permisos de lectura, Permisos de escritura, Permisos para el portal.
- Acceso con permiso de escritura según perfil: Hace referencia a un nodo de clasificación de áreas. Establece el conjunto de elementos sobre los que tendrá acceso de lectura el usuario. Si el acceso de escritura fuese diferente del acceso de lectura, se ampliará este último para que cubra todo el conjunto de nodos sobre los que se tienen permisos de escritura. Todo nodo con permiso de escritura, será también visible.
- Demandas visibles : Actualmente no es un atributo funcional. Se utilizará para filtrar el acceso de los usuarios a determinadas demandas.
- Dirección de correo electrónico: Almacena una dirección de correo electrónico asociada a la cuenta del usuario por si se configurasen alertas a enviar por mail.
- Etiqueta de Grupo: Permite relacionar distintos usuarios (del mismo o diferente perfil) de manera que puedan compartir configuraciones de acceso.
- Usuario activo: Indicará si el usuario tiene permitido acceder al sistema o no.
- Derechos generales: establece el perfil general del usuario según los siguientes valores: Administrador, Supervisor, Integrador, Consultor o Planificador (ver la sección de Perfiles)
- Permisos especiales: Algunas acciones especiales se han de indicar usuario por usuario, en el caso de su perfil general impida su utilización.
- Eliminar marcajes de reloj: Permite eliminar marcajes, si el módulo de control de presencia está activado.
- Acciones Cortar, Copiar y Pegar Horarios: Habilitando esta opción, un usuario que normalmente no debería de poder modificar los horarios de los trabajadores, podría hacerlo a través de los botones de copiar/pegar horario o utilizando la funcionalidad Añadir anexo de jornada.
- Ver comentarios de bolsa de trabajo: Permite consultar al usuario los comentarios asociados al empleado. Nota: los comentarios asociados al contrato están ya por defecto como visibles.
- Editar escenario: Indica si un usuario de tipo planificador puede o no, poner en edición el escenario. Sólo afecta a los planificadores. (Cuando la variable se desactiva, el planificador podrá seguir haciendo cambios en el escenario, pero no podrá entrar en modo edición)
- Ver menú de nóminas completo: Permite ver el menu de contabilidad analítica al completo y lanzar el test de contadores de nómina.
- Calcular los contadores de nómina: Permite ejecutar el cálculo de contadores de nómina.
- Publicar contadores de nómina: Permite la publicacion de los contadores para el pago de nóminas.
- Rol: identifica las acciones que puede realizar dentro del portal un determinado usuario. Existen diferentes valores posibles para este campo: Nada, Empleado, Jefe, Director, Responsable RR.HH., Jefe y Director
- Incidencias aplicables: Nodo de clasificación de incidencias donde estarán todas aquellas que queremos que el usuario pueda introducir sobre empleados.
- Incidencias modificables: Nodo de clasificación de incidencias donde estarán todas aquellas que queremos que el usuario pueda alterar o borrar.
Usuarios registrados
BOLD WorkPlanner permite registrar y trabajar sólo con usuarios previamente autentificados y registrados en el sistema. Cada usuario puede tener unos permisos y derechos diferentes que le permitirán acceder y modificar determinando rango de datos. Los niveles de permisos que WorkPlanner reconoce son los de Administrador, Planificador y Consultor.
Las características de acceso de un usuario al equipo se denominan perfil del usuario. Estos perfiles sólo pueden ser creados, asignados y administrados por el administrador del sistema de su entidad. Dispone de opciones de administración para ello (por ejemplo: la asignación a un nivel o departamento de la estructura organizativa). Una vez creados, los perfiles de usuario están disponibles en la red cada vez que un usuario inicia una sesión de trabajo en el servidor de datos y se identifique como usuario registrado.
Lista de usuarios registrados en el sistema
- En el menú de Administración.
- Seleccione el comando Usuarios registrados para ver la lista de los usuarios actualmente registrados en el sistema junto con el tipo de permisos asignados a cada uno de ellos y el área de planificación a la que pertenecen.
Usuarios conectados
El informe de usuarios conectados se encuentra disponible en el menú «Administración». Contiene información sobre las sesiones que se encuentran registradas y permite eliminar las que seleccionemos. Cada fila se corresponde con una sesión actualmente con una sesión actualmente conectada.
Este informe y sus opciones están disponibles solamente para usuarios con perfil Administrador
Las columnas disponibles son
- Identificador de sesión: se trata de un código único que identifica la sesión en el servidor.
- Usuario conectado: Usuario WorkPlanner al que está asociada la sesión.
- Ubicación de la BD: Esta columna muestra el nombre de la base de datos a la que se encuentra conectado el servidor donde figura la sesión.
- Dirección IP: Dirección IP desde la cual se encuentra trabajando la sesión.
- Último cambio: Fecha y hora en la que la sesión se creó.
- Servidor: Identificador interno del servidor al que se encuentra conectado.
- Última Actividad: Fecha y hora de la última acción realizada por la sesión correspondiente.
Ejemplo
Eliminar sesiones
Desde el informe de usuarios conectados tenemos la posibilidad de eliminar sesiones. Esto puede ser muy útil cuando el servidor se encuentra saturado o cuando una sesión olvidada (o en desuso) mantiene un objeto bloqueado. Cuando esto último sucede recibiremos un mensaje del tipo «El objeto está bloqueado por el usuario XXXXX» al intentar hacer uso del mismo. Podemos entonces, si somos administradores, dirigirnos al listado de usuarios conectados para comprobar la última actividad del usuario que está provocando el bloqueo, con el objetivo de diferenciar si se trata de un bloqueo normal por la utilización de la herramienta o si se trata de un bloqueo efectuado por una sesión inactiva.
Según la utilización habitual de WorkPlanner, un objeto no debería de estar bloqueado por una sesión que lleve más de 5 minutos de inactividad. Si esto ocurriese, es muy posible que nos encontremos ante una sesión inactiva que deberíamos de eliminar.
Para eliminar una sesión se ha de seleccionar la fila (o filas) correspondiente a la misma y pulsar el botón de borrado.
Creación de usuarios
Desde el menú Administración->Usuarios registrados:
- Para crear un nuevo usuario haga clic en nuevo
, rellene todas las opciones del editor, es importante asignar bien el área de planificación y activar la opción usuario activo. - A continuación asigne los Derechos generales (Administrador, Integrador, Planificador, Supervisor o Consultor), los Permisos especiales y las incidencias aplicables y modificables
- Haga clic en Aceptar
para guardar los cambios y finalizar la operación.
Nota: El nº máximo de usuarios de cada tipo permitido en el sistema se determinará en función del nº de licencias adquiridas con la aplicación.
Copiar opciones
El editor de usuarios cuenta con un botón llamado Copiar opciones que permite escoger otro usuario como modelo para ajustar los permisos, de esta forma se facilita la tarea de configurar varios usuarios para asignarles el mismo perfil. Se copiarán todas las opciones a excepción del nombre de usuario, nombre completo, contraseña y el e-mail.
Perfiles de usuario
Los diferentes perfiles o niveles de permisos en BOLD WorkPlanner son:
- Administrador: Tiene acceso cualquier opción de WP sin restricciones. Administra usuarios y permisos, realiza backups de la información, el upgrade de futuras versiones, etc.
- Planificador: Usuario que puede ejecutar todo tipo de planificaciones y gestión de escenarios. Analiza, toma decisiones y modifica el plan de trabajo, respecto al estado de los trabajos, o bien respecto a la disponibilidad del personal. Añade incidencias, analiza y reorganiza el plan de trabajo, en base a las incidencias ocurridas.
- Supervisor: Este tipo de usuario tiene acceso a un subconjunto de opciones dentro de un escenario de planificación. Por ejemplo introducir incidencias y efectuar asignaciones de actividades puntuales. Encargado de garantizar el cumplimiento del plan, quien estará en mayor contacto con los empleados; del seguimiento de la realización de los trabajos y el reporte de los mismos.
- Consultor: Este tipo de usuario únicamente tiene acceso de consulta a la información de su nivel organizativo, sin que pueda efectuar ninguna modificación. Realiza consultas sobre datos definidos en WorkPlanner, obteniendo informes, estadísticas, gráficas, etc. Pueden realizarse consultas desde diversos ámbitos de la organización.
Perfil de usuario de uso interno:
- Integrador: usuario interno utilizado en la sincronización de datos con sistemas corporativos. Gestiona los parámetros asociados a la sincronización de datos (importación y exportación). La funcionalidad puede operar de forma automática o manual.
Nombres internos
Nombres internos correspondientes a los perfiles anteriores: u_Administrador, u_Planificador, u_Supervisor, u_Consultor, u_Integrador
Detalle de funciones por perfiles
Datos maestros
| Consultor | Supervisor | Planificador | Administrador | |
| Calendarios | Crear Editar Eliminar | |||
| Horarios jornada | Crear Editar Eliminar | Crear Editar Eliminar | ||
| Horarios semanales | Crear Editar Eliminar | Crear Editar Eliminar | ||
| Categorías profesionales | Crear Editar Eliminar | Crear Editar Eliminar | ||
| Actividades | Crear Editar Eliminar | Crear Editar Eliminar | ||
| Empleados | Crear Editar Eliminar | Crear Editar Eliminar | ||
| Contratos | Crear Editar Eliminar | Crear Editar Eliminar | ||
| Demandas | Crear Editar Eliminar | Crear Editar Eliminar | ||
| Necesidades | Crear Editar Eliminar | Crear Editar Eliminar |
Planificación
| Consultor | Supervisor | Planificador | Administrador | |
| Escenarios | Crear Modificar Eliminar Planificar | Crear Modificar Eliminar Planificar | ||
| Incidencias | Introducir Modificar Eliminar | Introducir Modificar Eliminar | Introducir Modificar Eliminar | |
| Necesidad | Asignar Liberar | Asignar Liberar Bloquear Desbloquear Anular déficit | Asignar Liberar Bloquear Desbloquear Anular déficit ar | |
| Horario | Asignar | Asignar Cambiar Eliminar | Asignar Cambiar Eliminar | |
| Informes | Obtención | Obtención | Obtención | Obtención |
| Empleados y contratos | Mostrar botones | Mostrar botones Excluir/Incluir Contratación | Mostrar botones Excluir/Incluir Contratación | |
| Algoritmo | Crear Editar Eliminar | Crear Editar Eliminar |
Administración
| Consultor | Supervisor | Planificador | Administrador | |
| Usuarios | Modificar (sólo cambiar el nivel L/E de otros usuarios) | Crear Modificar Eliminar |
Roles del usuario
Los valores internos del campo Rol son:
- Nada = 0
- Empleado = 1
- Jefe = 2
- Director = 3
- Responsable RR.HH. = 4
- Jefe y Director = 5