Importación de datos via Excel

La carga de datos nos servirá para importar desde un archivo Excel aquellos datos que por su cantidad pueden ser demasiado laboriosos definirlos en la aplicación.

Nos servirá tanto para una carga inicial de datos como para actualizar datos en algún momento puntual. En el menú superior, bajo UTILIDADES, encontraremos la opción: IMPORTAR

Se abrirá una página de importación, donde el primer desplegable, será para seleccionar el tipo de datos que hay que importar. Es decir ,qué tabla de datos del asistente hay que informar.

Si vamos a cargar todos los datos desde el principio, seguiremos el orden del asistente, así, primero se cargarán los Tipos de hora /incidencias GT, los Horarios y turnos GT, etc.

1. Importación de documentos: Escogemos “Incidencias” (nombre asociado a motivos de absentismo)
2. Seleccione archivo a importar: Exploramos en nuestras carpetas la ubicación del Excel de datos
3. Presionamos el botón Preparar documento. Visualizaremos los datos que se imporatrán en el apartado inferior: Documento
4. Seleccionamos la hoja del excel donde se encuentran los datos a cargar
5. Seleccionamos los campos que deseamos modificar/actualizar (OJO: el Nombre de los elementos no se puede modificar, se crearía uno nuevo). En el caso de tratarse de una carga inicial de datos, marcaríamos la opción Actualizar todo
6. Presionamos el botón rojo Importar y si no estamos seguros que los datos estén bien introducidos en el Excel, podemos hacer una prueba de importación mediante el botón verde Prueba la importación
7. En el último apartado de la página: Resultados, aparecerá un resumen de los elementos insertados, actualizados y/o borrados, así como un desplegable donde podremos visualizar los mensajes de sistema

Encontraremos mas información sobre la carga mediante Excel en la página de importación vía Excel

Plantilla Excel

La plantilla de datos a rellenar se encuentra en la misma pantalla de importación (en el menú Utilidades, Importar):

Esta plantilla también puede servir para la preparación de datos antes de empezar a rellenar el asistente.

Las primeras hojas (centros, empleados, etc) son para informar los datos y en las ultimas *ocultas (GT-Incidencias, GT-empleados, etc.) son las hojas con el formato necesario para la carga de datos Estas últimas hojas no se deben modificar, se calculan automáticamente al añadir datos en las primeras hojas).

Es muy importante seguir el formato de rellenado de datos según las explicaciones de la primera fila y los ejemplos aportados.

Hay que tener en cuenta que los ejemplos deben borrarse.

Ejemplo paso a paso de importación de empleados

En el Excel que nos descargamos de Bold poner los datos en la tabla de empleados:

En la versión 1.8.1 la definición de ciclo hay que escribir el horario, no el nombre del ciclo

Ir a carga de datos:

1. Seleccionar “Empleados” ( no se pueden cargar contratos si no tenemos a los empleados)
2. Seleccionar archivo donde hemos guardado plantilla
3. Esperar se tiene que poner automáticamente “GT-Empleados”

4. Despliega la tabla para ver que es lo que vas a cargar
5. Importar Datos

6. A bajo te sale un resumen de lo que ha pasado y si hay errores o mensajes se pueden abrir desplegando las líneas

Ahora tendríamos el empleado que hemos cargado y volvemos a hacer el mismo proceso pero con “Empleados (contratos)”

Errores frecuentes carga de datos Excel GT

Se pueden dar errores durante la importación de datos por Excel en GT (Utilidades -> Importar datos por Excel). En esta sección explicaremos cómo detectar los errores más frecuentes al cargar los datos.

Primero de todo se recomienda leer las instrucciones de la plantilla Excel de descarga (hoja Instrucciones), así como la leyenda de las hojas azules, que son las que informaremos para importar los datos.

Carga Excel de datos de la persona empleada y datos laborales

Para cargar datos de la persona empleada: Importación de documentos Empleados -> Hoja GT-Empleados

Para cargar datos del contrato: Importación de documentos Empleados (Contratos) -> Hoja GT-Contratos

¿Qué revisar cuando me falla la carga?

Tanto si importamos datos de la persona empleada como datos del contrato debemos haber cumplimentado correctamente la hoja azul Empleados:

Código, Nombre completo, DNI

• El código de la persona empleada, su nombre y su DNI tienen que estar informados tal y como se visualizan en GT.
• Con estos datos e informando el campo Email y el campo Código de tarjeta (estos 2 últimos son opcionales) podremos importar los datos de la persona empleada.

El resto de campos de la tabla se utilizarán para cargar los datos del contrato.

• Fecha de alta y Fin: comprobar que los campos están rellenados y son fechas.
• Definición ciclo, Posición de ciclo, Trabaja festivos?, % Jornada anual (datos sobre el ciclo): comprobar que el formato introducido se corresponde con el indicado en el Excel.
• Centro: comprobar que el campo está rellenado y que existe en GT. Se tiene que informar con el código que aparece en GT, se puede validar desde el Asistente-> Centros o desde los datos maestros de centros.
• Categoría: comprobar que el campo está rellenado y que existe en GT. Se tiene que informar con el código que aparece en GT, se puede validar desde los datos maestros de categorías profesionales.
• C Coste: el centro de coste es un campo opcional. Si se informa, comprobar que el dato existe en GT. Se tiene que informar con el código que aparece en GT, se puede validar desde el Asistente -> Centros de coste o desde los datos maestros de demandas.
• Empresa: comprobar que el campo está rellenado y que existe en GT. Se tiene que informar con el código que aparece en GT, se puede validar desde los datos maestros de empresas.
• Convenio: comprobar que el campo está rellenado y que existe en GT. Se tiene que informar con el código que aparece en GT, se puede validar desde el Asistente -> Convenios o desde los datos maestros de convenios.