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Preparación de datos
La aplicación requiere una serie de datos para su correcto funcionamiento. Estos, van a ser los diferentes conceptos que asociaremos a cada persona empleada (centro, horario, convenio, etc.).
Antes de empezar a introducirlos en la herramienta es conveniente tenerlos preparados. Si la herramienta se va a integrar con programas de A3, algunos de estos datos ya se traspasarán durante la integración (Empresas, centros, incidencias y absentismos, centros de coste, convenios laborales, empleados y usuarios).
Existe una Plantilla Excel de datos, donde cada uno de los siguientes puntos se encuentran en una hoja (nos servirá para la recogida de datos) donde ya se calcula el formato para la Carga de datos masiva por si fuera necesario.
A continuación se describe cada uno de los grupos de datos a preparar:
- Empresas: Tener identificadas las diferentes empresas a las que pertenecen las personas empleadas
- Centros o Áreas: Según como sea la estructura de la empresa, los centros se pueden referir a centros físicos, departamentos, áreas, plantas, etc.
En este enlace encontrarás mas información para la recogida de datos y su introducción mediante el asistente: Centros GT
- Calendarios:
Hay que identificar los distintos festivos del año diferenciándolos según si van a ser comunes en los distintos centros o no.
En este enlace se describen los datos a recoger y como introducirlos en el asistente: Festivos GT
- Turnos: La definición de turnos solo tiene sentido si las personas empleadas realizan diferentes turnos que no van asociados a su horario semanal. Esto suele pasar cuando una empleada puede realizar por ejemplo turno de mañana o de tarde indistintamente, y reconoceremos el turno que realiza en función de sus fichajes. También se da en situaciones de flexibilidad horaria.
En este enlace se describen los datos a recoger y como introducirlos en el asistente: Horarios y turnos GT
- Ciclos: Horarios semanales que asignaremos a cada persona empleada
Si vamos a introducir a las empleadas manualmente, es necesario haber creado los ciclos antes. Por lo contrario, si los empleados y empleadas vamos a informarlas mediante carga de excel, ya se crearán automáticamente los ciclos
En este Link encontrarás mas información para la recogida de datos: Ciclos horarios GT
- Incidencias y absentismos: Estas serán todas aquellas marcas que informaremos en Gantt para poder indicar ausencia o actividades concretas que luego precisaremos para contaje de horas, y así relacionarlas con pluses y saldos (si corresponden): Tipos de hora /incidencias GT
- Relojes: Hay que identificar los distintos sistemas de recogida de marcajes (huella, targeta, web, etc.)
Si es mediante reloj físico hay que identificar la marca del reloj, el centro al que se asocia y la carpeta donde se guarda el fichero de todos los marcajes.
Por ejemplo, serviría de plantilla de recogida de datos, la siguiente:
| Nombre | Descripción | Marca de reloj | Centro | Carpeta |
|---|---|---|---|---|
| BCN-1 | Barcelona Sur | Biostar-1 | BCN | D:\ClockData\BCN-1 |
- Centros de coste: Se refiere a la imputación de los costes relativos a las horas trabajadas de una persona empleada. Esta clasificación suele asemejarse a la estructura de centros físicos.
Mas información en Centros de Coste GT
- Convenios y reglas: Se refiere al conjunto de reglas, bajo las cuales se puede regir cada profesional. Cada convenio va a tener relacionado un grupo de definición de contadores a partir de la definición de los cuales, los contadores de planificación y de nómina se comportarán.
A nivel general los datos a recoger por convenio (aunque no es necesario, podría asimilarse al convenios laborales existentes en la empresa) son: Horas anuales establecidas por convenio, Días u Horas de vacaciones permitidas. Especificando si va a contarse en días u horas, Días de asuntos propios permitidos.
Serviría de plantilla de recogida de datos, la siguiente:
| Convenio | Horas anuales | Vacaciones anuales | Tipo de vacaciones | Franja nocturnidad | Días asuntos propios | Horas equivalentes jornada laborable | Trabajo en festivo cuenta en jornada anual? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Convenio 1 | 1780 | 30 | Naturales | 22-06 | 5 | 7,5 | no |
Para cada convenio podemos identificar las mismas o diferentes reglas de comportamiento en marcajes, Contadores, Pluses.
En el caso de marcajes, los datos a tener en cuenta serán los que aparecen en la siguiente tabla a modo de ejemplo:
| Convenio | Minutos máximos cortesía adelanto inicio jornada | Minutos máximos cortesía retraso inicio jornada | Minutos máximos cortesía adelanto fin jornada | Minutos máximos cortesía retraso fin jornada | Descontar pausa no retribuida de forma integra siempre | Descontar pausa del turno partido de forma íntegra siempre | Hora inicio jornada | Hora fin jornada | Minutos minimo adelanto inicio para que cuente como trabajada | Minutos minimo retraso fin para que cuente como trabajada |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Convenio 1 | 30 | 5 | 2 | 30 | no | no | 0:00 | 24:00:00 | 30 | 30 |
En el caso de los pluses activos en un convenio concreto, los datos a tener en cuenta serán los que aparecen en la siguiente tabla a modo de ejemplo:
| Contador | Activar | Inicia en víspera | Aplica en festivo | Franja | Código | Umbral (min) | Redondeo (min) | Incidencias |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Plus de noche | sí | no aplicable | sí | 00-24 | Noche | 0 | ||
| Plus festivo | sí | sí | ¿? | 22-22 | ||||
| Plus festivo especial | no | no | ¿? | 0-24 | ||||
| Plius sábado | no | |||||||
| Plus domingo | sí | |||||||
| Plus extra | no aplicable | sí |
- Empleados: Para cada profesional deberemos introducir toda la información descrita anteriormente, añadiendo datos relativos a su persona (Nombre y Apellidos, DNI, etc.) y contrato (Fechas de alta y baja, %, etc.)
Los datos a recoger son:
- Código: Se refiere al código de la persona empleada. Si la herramienta se integra con alguna herramienta de nómina, este código será el mismo que en esta.
- DNI de la profesional
- Tarjeta: Se refiere al código de huella asociado al empleado o empleada. En caso de ser fichaje web, este campo lo dejaríamos vacío
- Nombre y apellidos de la persona empleada
- Categoría: Podemos usar la categoría laboral (del contrato) de la empleada o cualquier otro elemento clasificador.
- Convenio: a la persona empleada le asociaremos uno de los convenios definidos
- Fecha de alta de la profesional
- Fecha de baja. Si es indefinido se escribe 1/1/2100
- Centro: centro al que se contrata a la empleada
- Centro de coste: código de imputación donde se imputarán las horas de la persona empleada
- Ciclo o horario semanal previsto para la profesional.
Por ejemplo, serviría de plantilla de recogida de datos, la siguiente:
| Código | DNI | Tarjeta | Nombre y apellidos | Categoría | Convenio | Fecha de alta | fecha de baja | Centro | Centro de costes | Ciclo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| B001 | 47474747 | 254 | Perez Jimenez, Ana | Vendedor | 1 | 01/07/2018 | 01/01/2100 | BCN | BCN | L-S 10-14 |
| A003 | 58686897 | 478 | Cruz Herrera, Luis | Administrativo | 1 | 01/01/2014 | 08/09/2018 | BCN | BCN | L-S 14-18 |
- Usuarios: Habrá que tener en cuenta todos los usuarios y usuarias de la herramienta, de las cuales habrá una por defecto «Administrador» con acceso a la configuración de esta. En el caso que se vaya a usar el marcaje web, también habrá que introducir las personas empleadas como usuarias
1- Seleccionar el tipo de elemento a importar a BOLD.
2- Seleccionar el archivo del que importar los datos.
3- Seleccionar la hoja del archivo donde importar los datos.
4- Opción de previsualizar los datos antes de importarlos.
5- Resumen del resultado de la importación.
6- Descarga de la plantilla de Excel de importación de datos.
7- Importación de datos o prueba de importación de datos.