Mantenimiento de objetos y registros

El entorno de trabajo BOLD WorkPlanner está preparado para adaptarse a los condicionantes específicos de su empresa, de modo que usted pueda introducir y trabajar con aquellos datos o parámetros concretos que mejor le permitan trazar un plan de acciones personalizado de sus actividades.

Por ello, BOLD WorkPlanner le permite escoger cualqueira estos métodos de introducción de datos:

1. Introducir los datos de manera manual, a través de los componentes de la interfaz gráfica de usuario (GUI) de BOLD WorkPlanner.
2. Introducir los datos a través de una carga masiva via archivos Excel.
3. Sincronizar los datos desde sistemas de información corporativos.

Por defecto, al iniciar una sesión de trabajo con BOLD WorkPlanner, comprobará que tiene disponibles todos los datos necesarios para empezar a obtener resultados de trabajo rápidamente. Estos datos se encuentran en el servidor central de datos de su entidad y, normalmente, proviene de la importación desde otras aplicaciones. Sin embargo, es posible que usted, mediante el uso de la interfaz gráfica de la aplicación, modifique y añada nueva información a la ya existente.

Areas de planificacion

Entre todos los datos que maneja BOLD WorkPlanner, usted puede agrupar aquellos que le resulten más significativos para crear una área de planificación (también denominada unidad de planificación, es decir, conjuntos de valores que, aplicados respectivamente sobre un mismo escenario o modelo funcional, pueden dar lugar a diferentes tipos de resultados.

Por ejemplo, puede definir unidades de planificación distintas para cada una de las áreas de trabajo de su empresa (almacenes, establecimientos, talleres, departamentos, plantas, etc.) o bien para la misma área de trabajo pero considerando situaciones diferentes en cada caso.

Puede crear tantas unidades de planificación como desee. Si lo prefiere, puede organizar las unidades de planificación en elementos contenedores para poder localizarlas más rápidamente. Para obtener mayor información sobre elementos contenedores consulte el apartado Organizar registros mediante elementos clasificadores.

Crear un area de planificación

1. En el menú Maestros, haga clic en Áreas de Planificación.
2. En el panel Lista de Áreas Planificación de la pestaña Listado, haga clic en el botón Nuevo . Aparece una nueva ventana de formulario.
3. Escriba los datos que desee para el nuevo registro en la ventana de formulario. Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en la opción y después lea la información que aparece en la barra de estado de la ventana de formulario
4. Haga clic en Aceptar para añadir definitivamente el área de Planificación a la lista de registros de áreas de planificación existentes.

Nota: Tenga en cuenta que algunos campos son de cumplimentación automática. Por ejemplo, los campos Identificador y Fecha de Cambio.

Para ver las relaciones de este objeto con el resto de objetos de BOLD WorkPlanner consulte el apartado Relaciones entre los objetos o entidades de BOLD WorkPlanner.

Crear un empleado

1. En el menú Maestros, seleccione Empleados
2. En el panel Lista de Empleados de la pestaña Listado, haga clic en el botón Nuevo . Aparece una nueva ventana de formulario.
3. Escriba los datos que desee para el nuevo registro en la ventana de formulario (pestaña Propiedades).
   • Los campos obligatorios que hay que rellenar son:
     • Código
     • Nombre Completo
     • DNI
4. La pestaña Auxiliares se utiliza para definir propiedad auxiliares que no se tendrán en cuenta en la planificación.
5. Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en la opción y, a continuación, lea la información que aparece en la barra de estado de la ventana de formulario.
6. Haga clic en Aceptar para añadir definitivamente el nuevo empleado al sistema.

Crear un contrato

1. En el menú Maestros, seleccione Empleados.
2. En el panel Lista de Empleados, haga clic en el empleado al que desea añadir un nuevo contrato. En el menú de Opciones haga clic en Añadir contrato. Si lo da de alta por primera vez le dejará seleccionar unas pantallas predefinidas para copiar el tipo de contrato que más le interesa.

Para añadir un contrato si ya tiene definido otro, haga clic en Añadir contrato y ya puede cumplimentar un nuevo contrato.

1. Datos de referencia:
   1. Contrato a finalizar
   2. Contrato de referencia
2. Datos básicos:
   1. Sustitución administrativa (Nombre del sustituto a efecto administrativo)
   2. Tipo de contrato:
   3. Área de planificación
   4. Necesidad preferente
   5. Horario preferente
   6. Categoría
   7. Datos avanzados:
   8. Calendario
   9. Cjto. áreas planificación

Para modificar un contrato, en el panel Lista de Empleados, haga clic en el empleado en el que quiera realizar el cambio. Una vez abierta la ficha, en la Lista de contratos, haga doble clic en el contrato que desea modificar. Y, para finalizar haga clic en el icono , para empezar a modificar.

1. Haga clic en para añadir definitivamente el nuevo registro a la lista de Contrato-empleado.

Añadir incidencias a un empleado

Si es posible prever la producción de incidencias en el cumplimiento de la prestación laboral pactada (por ejemplo, visitas médicas programadas), puede añadir estas incidencias a los datos del empleado. De este modo, obtendrá unos resultados de planificación más ajustados a la realidad.

Para añadir incidencias a los datos de un empleado, realice el siguiente procedimiento

1. En el menú Maestros, seleccione el comando Empleados y, a continuación, seleccione otra vez Empleados.
2. En el panel Lista de Empleado de la pestaña Listado, seleccione el empleado al que quiere añadir incidencias y, a continuación, haga clic en el botón Modificar .
3. En el calendario del empleado, seleccione el día en que se produce la incidencia, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el día y, a continuación, seleccione la opción Añadir incidencia del menú contextual que aparece. Si lo desea, puede seleccionar más de un día para modificar a la vez.
4. En la ventana Añadir incidencia, seleccione los datos necesarios para definir la incidencia y, cuando termine, haga clic en el botón Aceptar. La incidencia aparece resaltada con una trama de color en el calendario del empleado.
5. Haga clic en para actualizar definitivamente las modificaciones del registro del empleado seleccionado.

Crear una necesidad

Crear una demanda (centro de coste)

1. En el menú Maestros, seleccione la opción Demandas.
2. En el panel Lista de Demanda de la pestaña Listado, haga clic en el botón Nuevo . Aparece una ventana de formulario.
3. Escriba los datos que desee para el nuevo registro de Demanda en la ventana de formulario.
   1. Nota: Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en la opción y, a continuación, lea la información que aparece en la barra de estado de la ventana de formulario.
4. Haga clic en Aceptar para añadir definitivamente la Demanda a la lista de registros de demanda existentes.

Crear una necesidad

1. En la barra de Datos, haga clic en Necesidades
2. En el panel Lista de Necesidades de la pestaña Listado, haga clic en el botón Nuevo . Aparece una ventana de formulario.
3. Cumplimente los datos necesarios para el nuevo registro en la ventana de formulario, teniendo en cuenta especificar claramente el área de planificación con la que debe relacionarse y, además, los campos obligatorios Demanda y Actividad.
   Para rellenar el contenido de los anteriores campos, haga clic en el campo deseado. Seleccionando el icono , aparecerá el listado con las posibles opciones.
   En el campo Tipología puede seleccionar dos tipos de necesidad. La necesidad normal descrita anteriormente (consulte el apartado Definición de los objetos principales) y la necesidad Bolsa de horas que nos permite definir un volumen de horas sin especificar de forma estricta su intervalo de asignación, es decir que únicamente se va a considerar que existe déficit pendiente de cubrir, cuando la necesidad todavía no haya sido cerrada y existan horas pendientes de asignar-consumir.
4. Haga clic en el botón Aceptar de la ventana de formulario y, a continuación, otra vez haga clic en Aceptar para añadir definitivamente el nuevo registro a la lista de necesidades.

Crear un escenario de planificación

Los escenarios de planificación reúnen, bajo un nombre exclusivo, un conjunto de objetos y entidades de la base de datos utilizada por BOLD WorkPlanner. La totalidad de valores defini¬dos para los diferentes objetos conforman los datos de simulación de una escenario de planificación. Es imprescindible que haga un buen mantenimiento de los datos conteni¬dos en cada objeto para que BOLD WorkPlanner pueda obtener un buen resultado de planificación por usted.

BOLD WorkPlanner puede utilizar los datos de un área de planificación para definir y construir por defecto un escenario planificación. Por ejemplo, a partir de un área de planificación con datos relativos a los recursos humanos (contratos) y volumen de trabajo de un área de su empresa durante un intervalo de tiempo determinado (necesidades), puede obtener construir rápidamente el escenario correspondiente a una unidad de planificación de su organización.

Cada escenario de planificación debe contener tan sólo información explícita sobre los empleados a planificar. El resto de información y restricciones asociadas a la planificación de este escenario viene dada por el tipo de contrato que cada empleado tiene suscrito, ya que los contratos (consulte el apartado Objetos que maneja BOLD WorkPlanner) incluyen en su definición los siguientes elementos: el calendario de disponibilidad, la categoría profesional, los horarios semanales y jornadas semanales, entre otros.

La manera más rápida y sencilla de especificar el contenido de un escenario de planificación es utilizar la información de base que BOLD WorkPlanner le proporciona para cada uno de los objetos antes mencionados.

Nota: Si desea obtener mayor información sobre la creación y modificación de registros, consulte el apartado Editar registros.

Las entidades principales contenidas en un escenario de planificación son las siguientes:

Crear un escenario de planificación

1. En la Maestros, haga clic en el botón Lista de planes .
2. En el panel Lista de Escenarios globales, haga clic en el botón Nuevo . Aparece el panel de Propiedades del escenario.
3. Escriba todas las propiedades requeridas del escenario de planificación, teniendo en cuenta especificar claramente las Áreas de planificación a utilizar. Normalmente será suficiente con especificar dicho parámetro para construir el nuevo escenario. Si omite alguno de los campos o el valor de los mismos no es correcto o inconsistente, no podrá guardar el escenario.
4. En Propiedades cada escenario define las fechas de inicio del plan y fin del plan, estas fechas determinan el horizonte de trabajo de los datos contenidos y visualizados del plan en este escenario, por defecto será el inicio y fin del año de creación del escenario, puede modificarlas opcionalmente según sus necesidades.
   1. Nota: Si reduce el horizonte de un plan que ya contenía datos (retrasando la fecha de inicio o adelantando la de fin), perderá todos esos datos a menos que anteriormente haya pasado a histórico (realizado) todos esos períodos.
5. Haga clic en Aceptar para validar la creación del nuevo escenario.

Nota: Para una misma área de planificación puede generar distintos escenarios de planificación con el objetivo de construir diversas simulaciones (variando objetos incluidos y/o la configuración del algoritmo. Sin embargo, si el área de planificación corresponde a una entidad real de planificación en su empresa, no olvide distinguir claramente el escenario de planificación que contiene el plan director (o, vigente) del resto que son únicamente simulaciones o pruebas. Para ello marque dicho escenario como dentro del menú Datos >> Propiedades.

Añadir un área de planificación a un escenario

Para incluir un área de planificación a un escenario puedes hacerlo desde el gantt, accediendo al listado de “Áreas de planificación”:

Y pulsando botón derecho en el listado que sale, seleccionar la opción “Añadir área de planificación”.

Es posible añadir todas las áreas de planificación clasificadas bajo un mismo nodo con la opción de menú: Añadir Nodo de áreas de planificación.

Una vez hecho esto, volvemos al Gantt y planificamos para que aparezcan los trabajadores con el área asociada.