Ayuda sobre productos BOLD:
Planificar y visualizar resultados
La generación de resultados es una potente herramienta de cálculo de BOLD WorkPlanner destinada a la generación de planificación de personal laboral. En definitiva, se trata de un verdadero y potente recurso organizativo para su empresa, ya que en sus cálculos tiene en cuenta todos aquellos factores introducidos en el modelo que contribuyen a la coordinación óptima de las actividades productivas que realizan los empleados.
Utilice la generación de resultados para determinar la asignación de los horarios para cada empleado, con el objetivo de cubrir efectivamente la carga de trabajo de su empresa a lo largo del intervalo de tiempo que prefiera y siempre respetando las restricciones y condicionantes especiales que desee añadir.
Generación de un plan
Planificar un escenario
- En la barra de Datos, haga clic en Lista de planes .
- En el panel Lista de Escenarios Globales, busque y seleccione el escenario que quiere planificar. A continuación, haga clic en el botón Modificar o, directamente doble clic encima del escenario seleccionado. Para crear un nuevo escenario o plan desde cero vea el siguiente artículo.
- En el cuadro de lista del panel de Propiedades del escenario, escoja la opción Planificar , seleccione el intervalo de planificación donde se aplicarán las reglas de cálculo: ‘ la fecha de inicio de la planificación y la fecha de fin de planificación . A continuación, haga clic en el botón de lanzar el algoritmo de planificación .Esta opción únicamente es útil si el sistema ha sido configurado adecuadamente. Si desea detener la planificación pulse el botón de pausa/stop.
- El proceso de planificación únicamente contempla la asignación directa de los horarios asignados a cada empleado, si desea Optimizar verdaderamente el resultado, deberá seleccionar la opción Optimizar (o bien seleccionar una conofiguración de algoritmo apropiada a continuación). y volver a pulsar el botón de lanzar el algoritmo de planificación.
- Configuración del algoritmo o motor de reglas: normalmente se seleciona la que hay por defecto configurada durante la implantación. Para más información consulte el apartado Configuración del algoritmo.
Consultar datos incluidos en el escenario
- En la barra de Datos, haga clic en Lista de planes .
- En el panel Lista de Escenarios Globales, busque y seleccione el escenario que quiere consultar. A continuación, haga clic en el botón Modificar o, doble clic encima del escenario seleccionado.
- Una vez el escenario se presente en pantalla, puede realizar las siguientes acciones:
- Para ver la lista de Contratos-Empleados incluidos, haga clic en el botón Contratos .
- Para ver la lista de Necesidades incluidas, haga clic en el botón Necesidades .
En las listas anteriores puede seleccionar particularmente los objetos que desea incluir o excluir de la planificación (tener en cuenta durante el proceso de simulación o no), seleccionando en el menú contextual (botón derecho del Mouse) Incluir o Excluir.
Los registros de la unidad de planificación que se planifica, aparecen resaltados con una marca de verificación . Para más información sobre esta opción consultar Opciones del Menú contextual.
Nota: Por ejemplo si excluye una necesidad la optimización resultante no tratará de cubrirla. Del mismo modo si excluye un contrato no se utilizara ni se asignará actividades ni horarios a ese empleado durante el período de ese contrato.
En todas las vistas de plan, recuerde que las opciones más frecuentes las tiene disponibles en la barra de botones específica del escenario.
Preguntas frecuentes
El proceso de planificación automática es bastante complejo y a veces resulta complicado encontrar los motivos que explican un resultado y esto puede llevar a perder mucho tiempo tratando de averiguar la cadena de decisiones que tomó el ordenador. Como ya ha habrá podido comprobar, existen numerosos parámetros que inciden en los resultados de la planificación.
Con el uso continuado de la aplicación sobre un mismo modelo de datos acabará dominando los parámetros que, con mayor probabilidad, están influyendo en obtener uno u otro resultado. A continuación se muestran los mensajes que aparecen con mayor frecuencia durante la planificación y se indican las acciones que puede tomar para tratar de comprenderlos o bien de solucionarlos.
- “La Necesidad nombre_necesidad no tiene empleados útiles”: Compruebe que los empleados pertenecen a una categoría laboral capaz de realizar la actividad definida para esa necesidad.
- “No existen horarios válidos para el empleado nombre_empleado”: Compruebe que realmente existe algún horario que cumpla todas las restricciones que tiene definidas el empleado, durante los períodos de contrato planificados. Verifique el nº máximo y mínimo de horas de trabajo definidos en los contratos del empleado y que existe algún horario que encaje en dicho período. Tenga en cuenta la pausa si ha definido alguna.
- No aparece ningún empleado en la vista del Gantt: Para que cualquier empleado pueda aparecer en la vista del Gantt (y se visualice su planificación) se deben cumplir todos y cada uno de los siguientes puntos:
- La persona tiene que tener un contrato en WorkPlanner cuya fecha de inicio-fin esté incluida en el horizonte temporal visible seleccionado.
- El contrato debe estar asignado a una área de planificación que pertenezca a la vista seleccionada.
- El contrato debe estar incluido en el plan (marca junto a su código: )
- El intervalo de fechas de replanificación determinará qué intérvalos del plan se van a recalcular con los nuevos datos (y por tanto, aparecer o desaparecer de la vista seleccionada).
- El contrato NO debe estar borrado (al abrir el editor correspondiente indicaría dicho estado en rojo)
Visualizar el resultado de la planificación
WorkPlanner condensa el resultado de todas las operaciones de planificación de personal en lo que denomina escenario de planificación. El plan se visualiza gráficamente gracias al llamado diagrama de Gantt, que representa la distribución temporal de los horarios y tareas laborales asignadas para cada uno de los empleados. La distribución resultante se adecua al volumen y variación de la demanda (necesidades) definida y la disponibilidad y calificación profesional de los empleados.
Además del diagrama de Gantt, también puede generar informes sobre los resultados de planificación.
Visualizar resultados
- En la barra de Datos, haga clic en Lista de planes .
- En el panel Lista de Escenarios Globales busque y seleccione el escenario que quiere consultar y, a continuación haga doble clic.
- En la nueva barra de botones que aparece, haga clic en el botón Gantt .
- En el área del diagrama de Gantt, sitúese en el sector que quiere consultar. Puede utilizar cualquiera de las opciones de visualización del plan para obtener un nivel de detalle adecuado de los datos. El diagrama de Gantt muestra la asignación de horarios y actividades de cada empleado a lo largo del tiempo. En el siguiente artículo consultar información adicional: GANTT .
Contadores
Haga clic en el icono Mostrar contadores . Bajo el diagrama de Gantt aparecerán para un contador con
- el déficit (símbolo – y cajas en rojo): el nº de actividades/necesidades no cubiertas en cada franja temporal en pantalla, desglosado por actividad.
- el excedente (símbolo +): el nº de empleados presentes y desocupados (sin actividad asignada) en cada franja temporal, desglosado por categoría profesional según lo definido en la categoría profesional de su contrato (el contaje de las cajas de personal vacías en la vertical del dibujo).
- el personal presente (símbolo ‘P’): el nº de empleados presentes (ocupados o no) en la franja temporal visualizada (el contaje de las cajas de personal en la vertical del dibujo).
Opciones contextuales en las listas de objetos de un escenario
Dentro del escenario de planificación, en Necesidades, Contratos y Gantt (en el menú de datos), y otros objetos puede acceder al menú contextual. Sitúese encima del objeto dentro de la lista correspondiente, haga clic en el botón derecho del ratón, y le aparecerán las siguientes opciones según el caso:
Opciones en lista de contratos del escenario
'Haga clic en | Para ... |
---|---|
(*) Incluir contratos-empleado | Tener en cuenta todos los elementos seleccionados en la planificación. |
(*) Excluir contratos-empleado | Excluir todos los elementos seleccionados en la planificación. Posteriormente cuando planifique no tendrá en cuenta los elementos excluidos |
Incluir todo | Incluir todos los elementos de la planificación. |
Reporte semanal de horas | Visualizar el reporte semanal de distribución de horas del empleado. |
Reporte mensual de horas | Visualizar el reporte mensual de distribución de horas del empleado. |
Reporte de Incidencias | Visualizar el reporte de incidencias de las personas que afectan a la planificación. |
Plan personal | Mostrar el plan del empleado asociado al contrato seleccionado. |
Mostrar en Gantt | Mostrar un diagrama de Gantt que contiene únicamente los contratos seleccionados y las personas relacionadas. |
Mostrar áreas de Gantt | Mostrar un diagrama de Gantt que contenga únicamente las áreas asociadas a los contratos seleccionados. |
Opciones en lista de necesidades del escenario
'Haga clic en | Para ... |
---|---|
(*) Incluir necesidades | Seleccionar las Necesidades que se quieren planificar. |
(*) Excluir necesidades | Excluir los elementos seleccionados en la planificación. |
Incluir todo | Incluir todos los elementos de la planificación. |
Mostrar necesidades de Gantt | Generar un diagrama de Gantt con sólo los Empleados que estén asignados a la/s Necesidad/es seleccionada/s. |
Mostrar áreas de Gantt | Generar un diagrama de Gantt con sólo los Empleados pertenecientes al área/s de planificación seleccionada/s. |
Mostrar demandas de Gantt | Generar un diagrama de Gantt con sólo los Empleados pertenecientes a la/s Demanda/s seleccionada/s. |
Opciones de acceso rápido
'Tecla rápida | Descripción |
---|---|
F4 (sobre un objeto del Gantt) | Dentro del escenario de planificación sobre el diagrama de Gantt sitúe el cursor sobre un empleado y a continuación pulse la tecla F4, y aparecerá información sobre el empleado o relacionada con el plan. Esta información es configurable y depende del lugar donde sitúe el cursor. |
CTRL+B | Muestra la ficha del empleado (igual que desde maestros). |
Análisis y evaluación de los resultados
El análisis de los resultados puede resultar una tarea compleja si no se tiene una visión general de modelo del escenario que se está analizando. Antes de abordar el análisis de cualquier escenario, familiarícese con la información principal del escenario navegando por las diferentes listas de datos y las diferentes formas de ordenar y filtrar las tablas de información.
A continuación se presentan algunas de las herramientas que permiten analizar y evaluar un plan de BOLD WorkPlanner, todas ellas se encuentra disponibles bajo el menú Informes (vea también Informes WorkPlanner).
Notas:Todos los informes de análisis se calculan dentro del intervalo que se encuentre definido en el panel de propiedades del escenario de planificación.
Puede consultar el detalle de todos los informes predefinidos accediendo al menú Informes.
Incluir areas de planificación en un escenario
Incluir áreas de planificación en un escenario permite añadir grupos de profesionales y necesidades a un plan. Cuando entran en explotación nuevas unidades, o se crean nuevas áreas organizativas, si estas se desean planificar, es importante incluirlas, de forma que pasen a incorporarse a los datos que el sistema utiliza para planificar.
Para realizar esta tarea, se deben de seguir los siguientes pasos:
- Acceder al Gantt.
- Pulsar en el botón de “Propiedades del escenario”
- Poner en edición el escenario con el botón:
- Pulsar el botón “+” (el “++” permite incluir todas las áreas que cuelgan de un nodo de la estructura jerárquica de la empresa) que hay a la derecha de la lista de áreas de planificación.
- Seleccionar el área que deseamos incluir.
- Pulsar el botón de grabar el escenario:
Con esto habremos conseguido incluir una nueva área en el plan. Si tras llevar a cabo esta operación, pulsamos el botón planificar, los objetos relacionados a la nueva área de planificación (contratos y necesidades) serán incluidos y planificados.
Nota!: Esta operación solo puede ser llevada a cabo por administradores.
En versiones posteriores, la inclusión/exclusión de áreas de planificación en el plan se lleva a cabo desde un listado análogo a los listados de contratos y necesidades del plan, y ya no será necesario ponerlo en edición. Los pasos a seguir serían los siguientes:
- Acceder al Gantt.
- Pulsar en el botón de “areas de planificación”
- Si se desea excluir alguna/s área/s, seleccionarlas desde la lista y pulsar el boton de exclusión
- Si se desea incluir alguna área o un nodo de áreas, poner el foco en cualquier elemento de la lista y acceder al menú contextual correspondiente.
Incluir necesidades en un escenario
Por regla general, las necesidades que pertenecen a un escenario están incluidas de forma automática. Pero en ocasiones puede no ser así, por ejemplo cuando se borran y recuperan necesidades en el sistema, éstas aparecen sin incluir por defecto. Para incluir necesidades en el escenario se debe seguir el siguiente procedimiento:
- acceder al Gantt
- click en ‘lista de necesidades’
- mediante una búsqueda, deberemos encontrar la necesidad que nos hace falta y al hacer click con el botón derecho
- sobre ésta, seleccionaremos la opción ‘Añadir area de planificación’.