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Procesar marcajes
El procedimiento de procesar marcajes consiste en revisar y corregir los marcajes erróneos de las jornadas.
La función del gestor o gestora es la de corregir las incidencias (faltas de marcaje, entradas y/o salidas anticipadas, retrasos, etc.) e ir revisando los registros conflictivos, como resultado del procesado de marcajes.
Marcajes
Los marcajes horarios se pueden visualizar (o no) sobre el Gantt.
Para activar la visualización por el Gantt:
1. Pulsa en Filtros / Visualización de datos.
2. Marca Mostrar marcas de reloj.
Existen distintas marcas en colores verde, rojo, azul o negro dependiendo de si son: entradas o salidas, antes o después de su horario planificado, marcajes imprevistos, manuales o faltas de marcaje.
Indicadores
Indicadores con marcas de distintos colores:
Azul (marcaje manual)
Verde (marcaje real con entrada antes de hora o salida después de su horario).
Rojo (marcaje real con entrada después de hora o salida antes de su horario previsto)
Líneas discontinuas (significa ausencia de marcaje)
Negro (marcajes inesperados)
Lila (marcajes automáticos, fruto de un automatismo)*
Naranja (solicitudes de marcaje aprobadas manualmente o automáticamente)*
Gris (marcaje real que coincide con el horario planificado)**
*Para más información, en este enlace se explica el funcionamiento de los automatismos.
**Disponible desde la versión 2.1. En versiones anteriores a la v2.1, los marcajes reales que coincidían con el horario planificado no se mostraban con ninguna marca identificativa y las marcas se usaban para indicar que algo NO coincidía con lo planificado.
Incidencias
Es importante distinguir entre dos tipos de incidencias:
- Las de recogida de datos: marcajes impares, ausencia de marcajes.
- Las relativas a la hora en que se ha realizado el marcaje (entra más tarde, se va antes, etc.), o bien a otros cambios posteriores al procesamiento original.
Procesamiento de marcajes y revisión de registros
Cabe destacar que, aunque el sistema se alimenta de los marcajes, se debe asegurar que todos han sido procesados antes de analizar cualquier dato. Los resultados de contadores y cálculos solo serán válidos si todos los marcajes han sido procesados. Es por ello que la persona gestora, al iniciar su jornada de trabajo, deberá clicar en el botón Procesar, para que los marcajes recibidos se procesen.
En el caso de los clientes de Wolters Kluwer esta acción se hace de forma automática cada noche. En otros clientes, por defecto está desactivado, pero se podría activar el procesado automático. Y la idea es que, si no es automático, la acción de PROCESAR se haga una vez al día.
Una vez pulsado el botón, el color deberá pasar de ROJO a LILA:
⇒
Una vez corregidos los marcajes, el número en el interior de la bola deberá ir disminuyendo:
⇒ 
La herramienta ofrece un resumen sobre la situación de los marcajes cuando se pasa el cursor sobre el botón PROCESAR, aparece un mensaje detallando los errores pendientes:
Para ver las jornadas por revisar hay que ir al informe de Revisión de marcajes. Posicionando el cursor encima de PROCESAR se despliega «Revisión de marcajes» y haciendo click encima se abrirá el informe. Pueden aparecer varios motivos de revisión de marcajes:
- Ausencia de marcajes: no hay marcajes en la jornada.
- Marcajes impares: los marcajes de la jornada son impares.
- Incompatibilidad de ausencias: en una jornada hay una ausencia y marcajes. Por ejemplo, un empleado está de IT y esa jornada ficha, esto no tiene sentido y debe revisarse.
- Sin horario aproximado: el sistema no encuentra un horario válido a partir de los marcajes con el % de verosimilitud informado en las reglas de marcaje.
- Cambio en el horario planificado: cambios en horario del plan con con posterioridad al instante de procesado (es poco común porque normalmente un cambio de horario manual reprocesa la jornada automáticamente).
- Cambio en las marcas del reloj: inserción de marcajes con fecha de inserción posterior al instante de procesado (no confundir con la fecha que refleja el marcaje).
- Cambio en las incidencia del empleados: inserción de incidencias con posterioridad al instante de procesado.
Las 3 últimos no son tan usuales y aparecen siempre que la jornada conste como procesada correctamente, pero su fecha (instante en el que se procesó) es anterior a cualquiera de esos tres cambios.
Procesar marcajes por Revisión de marcajes
Hay una opción para procesar una parte de los trabajadores que tiene el usuario dentro de sus permisos, que es a través del informe de revisión de marcajes:
En el Gantt debe haber el área de planificación o el grupo de personas que de los que se quiera procesar sus marcajes.
Seleccionar: Procesar –> Revisión de marcajes.
Nos ofrecerá fechas de inicio y fin y se deberá clicar Generar a partir del Gantt. Estas fechas de inicio y fin se pueden modificar.
Una vez tengamos el informe:
A- nos permite modificar las fechas de inicio y fin. B- Para poder refrescar en caso de cambio de fechas.
C- Seleccionar todos los elementos de la página. Podemos seleccionar todos los elementos o ir clicando uno por uno.
D- Revisar marcajes para procesar, reprocesar o eliminar el procesado. Siempre de la página que esté en pantalla, para las siguientes páginas se debe avanzar y volver a realizar la operación.
Procesar año en curso
Existe una opción que permite procesar los marcajes de un intervalo de tiempo determinado, pudiendo procesar hasta todo el año. Es la opción «Procesar año en curso» ( Seleccionar: Procesar –> Procesar año en curso):
Al presionar esta opción aparecerá una ventana donde indicar la fecha de inicio y la fecha de fin del intervalo a procesar. A partir de la v1.9.2 está disponible la casilla «Forzar procesado», que al marcarla se eliminará la información procesada anteriormente antes de reprocesarse nuevamente. Es útil marcar la casilla cuando hay cambios de configuración que precisan reprocesar nuevamente todo el periodo.
- Si no se marca la casilla: se procesarán las jornadas del intervalo indicado, pero solo aquellas que no estaban procesadas. Las jornadas que ya estaban procesadas anteriormente se quedarán como estaban, no se realizará ninguna acción sobre ellas. No se realiza un reprocesado, solo un procesado.
- Si se marca la casilla: se reprocesarán todas las jornadas del intervalo indicado, estuvieran procesadas o no. Es decir, se eliminará el procesado de las jornadas dejándolas «por procesar» y seguidamente se procesarán.
Corrección
Los conflictos resultantes se pueden resolver básicamente de dos formas (que pueden ser complementarias):
- Desde el propio diagrama de Gantt.
- Desde la lista de Revisión de marcajes:
- Se accede desde cualquier pantalla clicando en Procesar y a continuación, en la opción que aparece a continuación: revisión de marcajes.
A continuación, se explicará cómo resolver tres conflictos, en primer lugar, a través del Gantt y después a través de la lista de revisión de marcajes.
Los conflictos son:
- Daniel Cruz 17/7, Marcajes impares (le falta la salida).
- Iván Muñoz 17/7, Se le hizo un cambio en horario planificado después de procesar la jornada (además tiene ausencias de marcajes).
- Paloma Blasco 16/7, Ausencia de marcajes (E/S).
Desde el Gantt
Los 3 conflictos anteriores se ven con claridad en esta captura del Gantt:
Para corregir el primer caso, Daniel Cruz:
1º Clica en Editar marcajes
2º A continuación, clica en el día 17/07/2018: solo aparece el marcaje de entrada, a las 07:40, pero falta el de la salida.
En este caso, el gestor o responsable debería aclarar con el empleado Daniel Cruz por qué no consta en la herramienta el marcaje de salida.
- Si se tratara de un descuido, el gestor podría introducir manualmente dicho marcaje, reconociendo al empleado que había cumplido su horario hasta las 15 horas, es decir, escribiría manualmente las 15:00 para que el marcaje quedara recogido y corregido en el Gantt:
Al finalizar esta acción, nos aparecerá una marca azul, al final de la jornada, indicando que hubo una corrección manual del marcaje.
Desde la opción Revisión de marcajes
En la vista del informe de revisión de marcajes, selecciona el empleado, individualmente, y, con el botón izquierdo del ratón, aplica lo que corresponda en cada caso: Corregir, Añadir, Modificar un horario o Aplicar una incidencia, en el caso de falta de marcaje.
A continuación, se explicará detalladamente cómo resolver los marcajes de los demás casos hipotéticos, es decir, una ausencia de marcaje de Paloma Blasco y un cambio en horario planificado de Iván Muñoz.
Aplicar incidencia
Paloma Blasco tiene una ausencia de marcaje. Para corregirla, se aplicará una incidencia: un día de baja:
⇓
Una vez corregido este marcaje, debe desaparecer del listado:
Aplicar marcajes según horario
Selecciona a Iván Muñoz y reconoce el horario que tenía previsto (08-15), con la opción Aplicar marcajes según horario:
El listado ha quedado limpio y sin ningún aviso de marcajes por procesar / corregir:
Al volver al Gantt, los cambios de marcajes se verán con las siguientes marcas en éstos tres casos hipotéticos:
- Daniel Cruz ahora tiene una marca azul al final de la jornada ⇒ Corrección en el horario de salida.
- Iván Muñoz tiene dos marcas azules ⇒ Se le reconocen los horarios tanto de entrada como salida.
- Paloma Blasco tiene indicada la ausencia como BAJA, en rojo.
Está sería la vista del Gantt con los tres errores de marcaje, una vez corregidos:
Cambiar horario
(*) Todas las opciones que se describirán se pueden realizar directamente en el Gantt o en el informe.
Hay otras opciones de incidencia, en el que la solución sea un cambio de horario, ya que los marcajes difieren de la jornada planificada.
Un trabajador finaliza su turno más tarde, o entra antes de la hora planificada, por lo que el marcaje es posterior al fin de su jornada. En este caso, en el Gantt nos aparecerá una marca verde.
Clicando encima de la jornada a la opción Editar marcaje, podemos ver la hora exacta que ha marcado el trabajador. Posicionándonos encima de la marca del Gantt también podríamos obtener la misma información.
Tenemos un horario planificado que difiere de los marcajes del trabajador. Si ese tiempo de más, es un tiempo que le debemos reconocer como trabajado, debemos modificar su horario, y esto lo podemos hacer de diferentes maneras.
1.Opción Cambiar horario + flecha verde: BOLD nos sugiere los horarios más parecidos al horario fichado. Si uno de ellos es el correcto, clicamos en el check verde.
2.Opción Cambiar horario + introducir horario: Clicar en Cambiar horario y escribir el horario que sería correcto con los marcajes.
3.Cambiar el horario directamente en el Gantt: Clicar encima de la jornada y escribir el horario que queremos asignar.
Un trabajador finaliza su turno antes, o entra más tarde de la hora planificada, por lo que el marcaje es anterior al fin de su jornada. En este caso, en el Gantt nos aparecerá una marca roja.
Clicando encima de la jornada a la opción Editar marcaje, podemos ver la hora exacta que ha marcado el trabajador. Posicionándonos encima de la marca del Gantt también podríamos obtener la misma información.
Tenemos un horario planificado que difiere de los marcajes del trabajador. Si ese tiempo que ha faltado, es un tiempo que le debemos reconocer como no trabajado, debemos modificar su horario, y esto lo podemos hacer de las mismas formas que el caso anterior.
Aparecen marcajes inesperados, puede ser uno o más. En este caso, en el Gantt nos aparecerá una o más marcas negras, dependiendo de los marcajes realizados.
Clicando encima de la jornada a la opción Editar marcaje, podemos ver la hora exacta que ha marcado el trabajador. Posicionándonos encima de la marca del Gantt también podríamos obtener la misma información.
Tenemos un horario planificado que difiere de los marcajes del trabajador. Si se tiene que reconocer ese tiempo como trabajado, debemos modificar su horario, y esto lo podemos hacer de las mismas formas que el caso anterior.
Motivos de marcaje
Podemos relacionar los marcajes a un motivo concreto que implicará la asignación de una incidencia desde/hasta el momento del marcaje. Pincha aquí para mas información.
La forma de fichar una ausencia se define en el siguiente gáfico:
Añadir anexo de jornada
Hay una opción de añadir de manera directa, al modificar el horario una incidencia que identifique el anexo de jornada. Esta opción se explica en el siguiente link.