Reglas de marcaje. Ejemplos.

Configuración de reglas de marcaje

¿Qué son las reglas de marcaje?

Son un conjunto de parámetros que con los marcajes y el horario planificado permiten
establecer qué tiempo de presencia cuenta como tiempo trabajado y cuál no.

Tipos de reglas de marcaje

Hay 2 tipos:

• Cortesía
  • Modelo más restrictivo.
  • Los márgenes de entrada/salida suelen ser de pocos minutos y tienen un impacto nulo en el cálculo de la jornada efectiva.
  • Se contempla la cortesía por parte de la empresa y la cortesía por parte del empleado/a.
• Flexibilidad
  • Modelo más flexible.
  • Se indican los minutos de adelanto/retraso máximos respecto a las entradas/salidas teóricas que se validarán como correctos.

Al crear un convenio desde el Asistente y definir las reglas de marcaje, se crea un nuevo conjunto de reglas y quedan asociadas a ese convenio. No obstante, las reglas de marcaje son independientes del convenio y se pueden crear independientemente desde Datos maestros -> Contadores. De modo que puede haber más de un convenio con las mismas reglas de marcaje.

Parámetros

Al crear/editar un convenio, desde el apartado reglas marcaje visualizamos los parámetros que debemos configurar.

Estos parámetros también están visibles desde el editor avanzado de las reglas de marcaje. Para acceder a esta ventana hay 2 formas:

• A partir de un convenio ya creado, al abrirlo desde el asistente aparecerá un link al lado de “Reglas de marcaje”. Presionando este link se abrirá el editor avanzado.

• Desde Datos maestros -> Contadores, presionando una reglas de marcaje del listado.

Así se visualizan los parámetros desde el editor avanzado.

Pestaña Marcajes1:

Pestaña Marcajes2:

Márgenes

En los márgenes se indica si se trata de un sistema flexible o de cortesía.
Se utiliza para validar si los marcajes introducidos son correctos y si los minutos de estos márgenes se deben considerar como presencia en horario o no.

Ámbito de jornada

Se utiliza para definir cómo cuentan las horas trabajadas. Se puede definir mediante una referencia a la hora del día o mediante una referencia relativa al inicio/fin del horario.

Referencia a hora del día
Cualquier marcaje previo al inicio de ámbito nunca cuenta como hora trabajada.
Cualquier marcaje posterior al fin de ámbito nunca cuenta como hora trabajada.

Referencia relativa al inicio/fin del horario
Esta referencia se contabiliza en minutos, indicando un umbral de entrada y un umbral de salida.

Pausa

Hay 2 casillas que sirven para indicar cómo deben evaluarse los descansos no retribuidos y las pausas de los turnos partidos.

• Pausa no retribuida (PNR)*: Se informa en minutos y siempre va entre corchetes en la definición del turno. Ejemplo: 9-18[60] -> es una pausa de 60 minutos.
• Pausa del turno partido: Se encuentra en los horarios con punto y coma en su definición. Ejemplo: 9-14;15-18 -> es una pausa de 14 a 15.

Si las casillas están marcadas, se descontarán siempre estas pausas.

*Modos de contar pausa no retribuida (PNR)

Si configuras un ciclo con pausas incluidas (las que se colocan con los símbolos [] ) contarán como horas trabajadas:

• Cuando no fichan la pausa: Descontará siempre el valor entre corchetes.
• Cuando fichan la pausa: Descontará directamente la duración de la pausa fichada, salvo que ésta sea menor que la configurada entre corchetes. En ese caso tenemos dos opciones, escoger que el programa descuente la duración real del fichaje (es la opción por defecto) o bien que reste la duración entre corchetes íntegra, para ello hemos de marcar la opción en el convenio Descontar pausa no retribuida de forma íntegra siempre.

% de verosimilitud

También llamado “Margen horario alternativo”, es el porcentaje mínimo de verosimilitud para considerar un horario válido a partir de los marcajes. Es decir, cuánto en porcentaje se debe parecer el horario que ficha un empleado (horario basado en los marcajes) con el horario previsto para que sea un horario válido.

Su función es identificar el parecido entre los marcajes y un horario, con el objetivo de que salte una alerta cuando los marcajes no se parezcan lo suficiente al horario planificado o a cualquiera de los turnos válidos de la persona.

Su fórmula de calculo es la siguiente:

%verosimilitud = (tiempo_de_presencia_que_solapa_con_el_horario/tiempo_horario – tiempo_de_presencia_fuera_del_horario/tiempo_de_presencia_que_solapa_con_el_horario)*100

Ejemplo: horario 6-14 y marcajes 09:00 y 17:00.

• Tiempo de presencia que solapa con el horario = 5h (de 9-14)
• Tiempo de presencia fuera del horario = 3h (de 14-17)
• Tiempo del horario = 8h (de 6-14)
• %verosimilitud = ((5/8)-(3/5))*100 = 2.5%
• Con unas reglas cuyo porcentaje sea superior al 2.5%, esta jornada quedará por revisar con el motivo “Sin horario aproximado”.

Admite horas de más

Indica si el número de horas que cuentan inferidas de los marcajes puede superar la duración de la jornada prevista (horas del horario asignado).

Se puede limitar el tiempo de más con el parámetro “Máximo tiempo de más”.

Casilla “No tratar marcajes con incidencias-marcas”

Cuando se activa “No tratar marcajes con incidencias-marcas” ocurre lo siguiente.

En el caso de fichar una incidencia del tipo permiso o ausencia existen 3 hipótesis de trabajo:

• Si el primer marcaje asociado a la incidencia es posterior al inicio teórico del horario de ese día, GT interpreta que la ausencia va del inicio teórico hasta ese marcaje.

• Si es un marcaje asociado a la incidencia y es intermedio, GT interpreta que la ausencia va desde ese marcaje hasta el siguiente de ese día.

• Si es un marcaje asociado a la incidencia y es el último del día y es anterior al fin teórico del horario de ese día, GT interpreta que la ausencia va desde ese marcaje hasta el fin teórico.

En cualquier otro caso, no hace nada. Esto cuando las incidencias implican ausencia.

En el caso de las marcas:

• Cuando es el primer motivo de marcaje y es anterior al inicio teórico, se aplica una marca desde ese primer fichaje y hasta el siguiente fichaje.

• Si el marcaje es el último y es posterior al fin teórico, aplica la marca desde el fin teórico hasta ese último fichaje.

• Si el marcaje es el último y es anterior al fin teórico, no aplica marca.

Si no se activa la casilla “No tratar marcajes con incidencias-marcas”:

• Si el primer marcaje asociado a la incidencia es posterior al inicio teórico del horario de ese día, GT interpreta que la incidencia va del inicio teórico hasta ese marcaje.

• Si es un marcaje asociado a la incidencia y es intermedio, GT interpreta que la incidencia va desde ese marcaje hasta el siguiente de ese día.

• Si es un marcaje asociado a la incidencia y es el último del día y es anterior al fin teórico del horario de ese día, GT interpreta que la incidencia va desde ese marcaje hasta el fin teórico.

En el siguiente artículo hay más información y ejemplos gráficos: https://gps-plan.com/ayuda/kgps/comportamiento-de-los-motivos-de-marcaje

Ejemplos

En este artículo mostraremos, a modo de ejemplo, diferentes configuraciones de las reglas de marcaje que pueden resultar útiles para entender el funcionamiento de la herramienta.

Ejemplo Convenio CORTESÍA

Trabajadora con horario LMX 9-18[60] JV 15-22[30].

El lunes 03/02 tiene las mismas horas de presencia que el miércoles 05/02 (9h), pero en cambio las horas efectivas de estos 2 días son diferentes:

• Horas efectivas 03/02 = 8:00
• Horas efectivas 05/02 = 6:30

El motivo es que el día 05/02 hace horas presenciales fuera de los márgenes indicados en las reglas de marcaje, por tanto, es tiempo fuera de horario que no cuenta. Lo podemos ver en el informe Tramos horarios:

En todos los días se resta el tiempo de la pausa no retribuida, ya que tenemos marcada la casilla “Descontar pausa no retribuida de forma íntegra siempre”. Si la casilla no está marcada, ésta sólo se descontará íntegramente en aquellos casos en los que la empleada no fiche la pausa. En caso de ficharla, si es inferior a la teórica, no se añadirá la diferencia (entre la pausa teórica y la real) como PNR.

Si analizamos el día 06/02, la trabajadora le quita 10 minutos de cortesía a la empresa, pero este tiempo cuenta como horas efectivas.

• Horario 06/02: 15-22[30]
• Marcajes 06/02: 15:05 y 21:55.
• Horas presencia 06/02: 06:50. Pero si descontamos la pausa no retribuida (30min) quedarían 06:20. En cambio las Horas efectivas son 06:30, es decir, está contando los 10 minutos de cortesía a cargo de la empresa.

Otro aspecto importante es ver si los marcajes son correctos o no. Hemos editado el informe Marcajes para añadir las columnas “Tipo marcaje” (indica si es Entrada o Salida), “Tipo de registro” y “Status”.

Si comparamos los días 05/02 y 06/02, en los dos hay entradas y salidas anticipadas. No obstante, los marcajes del 05/02 no son correctos y los del 06/02 sí son correctos, ya que estos últimos están contemplados como cortesía.

Ejemplo Convenio FLEXIBILIDAD

Las reglas de marcaje siguientes son un ejemplo de flexibilidad en la entrada y la salida.

Trabajador con horario 9-18[60].

En todos los días se resta el tiempo de la pausa no retribuida, ya que tenemos marcada la casilla “Descontar pausa no retribuida de forma íntegra siempre”.

Por ejemplo, si comparamos el 03/02 con el 05/02, vemos que las horas de presencia son idénticas (9h), pero las horas efectivas cambian. El día 03/02 tiene 7h efectivas, una menos que el día 05/02, ya que el tramo de 6-7 está fuera de los márgenes indicados en las reglas.

Ejemplo Convenio FLEXIBILIDAD TOTAL

Las reglas de marcaje siguientes son un ejemplo de flexibilidad total.

Al poner en los márgenes todo a 1440 min (1 día), nos aseguramos que en el informe Tramos horarios se indicará “horas de presencia en horario” y no “horas fuera de horario que cuentan”. Es decir, consideraremos el tiempo como presencia en horario. A nivel de horas efectivas, da lo mismo 1440 que 0.

Al marcar “Admite horas de más inferidas de los marcajes”, todas las horas de más contarán como Horas efectivas.

Trabajadora con horario 9-18[60].

Otros ejemplos

Horario de lunes a viernes de 8 a 18 con flexibilidad habiendo que trabajar 8’5h al día

Definimos el ciclo L-V 8-18 [90]. Esto indica que trabajan de lunes a viernes de 8 a 18 con 90 minutos de pausa no retribuida.

En la configuración de reglas de marcaje tenemos las opciones:

• “Descontar pausa no retribuida de forma íntegra siempre”
  • Si está seleccionado, siempre restaremos los 90 minutos de pausa aunque haya comido en media hora.
  • Si no está seleccionado, se contará el tiempo real de presencia (hasta 8,5 o no en función del siguiente punto).
• “Admite horas de más inferidas de los marcajes”
  • Si lo tiene seleccionado, si se queda hasta las 19, le contaríamos 9,5 horas.
  • Si no lo tiene seleccionado, solo le contaremos las 8,5. Excepcionalmente le podemos cambiar el horario planificado para que le cuente las horas de más.

Horario con flexibilidad según los requerimientos siguientes

• De lunes a jueves
  • Horario flexible de entrada de 8-9:30h.
  • Pausa comida:
    • Software Dev. & Ops y Product Management: 13:30h
    • Resto: 14h
  • Flexibilidad de comida entre 45 y 80 minutos.
  • Salida a partir de las 17:25h en función de la hora de entrada y duración de la comida.
  • Se dispondrá de una pausa de 15 minutos para desayuno a cargo del trabajador.

• Viernes
  • Horario flexible de entrada de 8-9:30h.
  • Salida a partir de las 15h en función de la hora de entrada.
  • Se dispondrá de una pausa de 15 minutos a cargo de la empresa.

• Jornada intensiva
  • Del 25/06/2018 al 31/08/2018.
  • Horario flexible de entrada de 8-9:30h.
  • Salida a partir de las 15h en función de la hora de entrada.
  • Se dispondrá de una pausa de 15 minutos a cargo de la empresa.

Definimos el ciclo que le debemos aplicar a esos empleados: L-J 8-17:25 [60] V 8-15

Este indica que el horario de lunes a jueves es de 8 a 17-25 con 60 minutos de pausa no retribuida (15 desayuno +45 comida). El viernes, como la pausa es retribuida, no lo indicamos en el ciclo.

• Al haber Flexibilidad las cortesías deben ser de 0 minutos en todos los lados
• Descontar pausa no retribuida de forma íntegra siempre, si no lo marcamos, solo la descontará si se hace… por lo que no obliga a hacerla
• Ámbito de jornada:
  • Inicio: si no vamos a contar horas de presencia antes de las 8, pondremos las 8:00.
  • Fin: Sumamos la hora más tarde de salida posible: 19:35 (hora de entrada 8:00 + flexibilidad de 1:30+ flexibilidad en comida)
  • Admite horas de más inferidas de los marcajes, si no está seleccionado, solo vamos a contar las horas máximas del horario: 9:25 menos las pausas (íntegras o no).