Vincular empleados dados de alta previamente en GT con A3

En GT tenemos códigos de empleado que no siguen la codificación correcta de A3, CódigoEmpresa-CódigoEmpleado, y además su código externo no está informado (nunca han sido sincronizados con A3 y provienen de una carga manual). Por consecuencia, sus códigos de contrato tampoco son correctos.

A continuación, se explica el procedimiento a seguir con un empleado de ejemplo para que finalmente este se pueda sincronizar correctamente con A3:

Empleado de A3 cuyo código en GT es 123456 y no tiene el código externo informado.

Para que se puedan sincronizar con A3 deberemos realizar unas correcciones previas:

1. Preparar los datos con los códigos correctos

• Duplicar informe Contratos y editarlo para añadir las columnas ID de empleado (IDEmpleado) y ID de contrato (IDContrato).
• Las columnas que necesitaremos son: Contrato del empleado (IdCW), Nombre completo (FullName), Empresa (Company), Código de empleado (Empleado), DNI de empleado (DNI), ID de empleado (IDEmpleado), ID de contrato (IDContrato). Podemos eliminar el resto de columnas.

• Exportar a Excel el informe anterior y añadir una columna que contengan el código de empleado correcto (COD_EMPLEADO_A3) siguiendo la codificación de A3: <codigo_empresa_a3>-<codigo_empleado_a3>

2. Corregir el código de empleado

• Crear un Excel que contenga las siguientes columnas: ID, Name, FullName y DNI. Los datos los obtenemos del Excel preparado anteriomente (paso 1):
  • ID ->  ID de empleado
  • Name -> COD_EMPLEADO_A3
  • Fullname -> Nombre completo
  • DNI -> DNI de empleado

• En GT acceder al menú UTILIDADES -> Importar datos por Excel.
• Presionar los 3 puntos verticales. Se abrirá la ventana Configurar opciones, en la cual dejaremos la configuración tal y como aparece en la siguiente imagen (desactivar Permitir crear nuevos objetos y No borrar prop.aux. y seleccionar Clave por identificador).

• Seleccionar “Empleados”, en seleccionar archivo elegir el Excel anterior (el que contiene las columnas ID, Name, FullName y DNI) y seleccionar la Hoja. Previsualizar los datos y seleccionar que se actualice el campo Name (que es el código de empleado).

• Importar. En Resultados aparecerá que se han actualizado los datos.

• Comprobamos que el código de empleado se haya actualizado correctamente: 2-000069

3. Corregir el código de contrato

• Una vez corregidos los códigos de empleados, se deberá actualizar también los códigos de contratos. Para ello, se deberá hacer un regrabado de todos los contratos afectados mediante importación de Excel.
• Crear un Excel que contenga las siguientes columnas:
  • ID ->  ID de contrato (Se obtiene del Excel del paso 1)
  • Name -> Contrato del empleado (Se obtiene del Excel del paso 1. En realidad podemos informar cualquier dato, ya que haremos un regrabado del contrato por ID y esta acción no tendrá en cuenta el dato informado en Name, pues tiene en cuenta el código de empleado al regrabar el contrato y le informa ese código.).

• En GT acceder al menú UTILIDADES -> Importar datos por Excel.
• Presionar los 3 puntos verticales. Se abrirá la ventana Configurar opciones, en la cual dejaremos la configuración tal y como aparece en la siguiente imagen (desactivar Permitir crear nuevos objetos y No borrar prop.aux. y seleccionar Clave por identificador).

• Seleccionar “Empleados (Contratos)”, en seleccionar archivo elegir el Excel anterior (columnas ID y Name) y seleccionar la Hoja. Previsualizar los datos y seleccionar que se actualice el campo Name (que es el código de contrato).

• Importar. En Resultados aparecerá que se han actualizado los datos.

• Comprobamos que el código de contrato se haya actualizado correctamente: 2-000069_2007-01-01

4. Informar el código externo del empleado.

Para poder enlazar con A3 se deberá informar el código externo del empleado en GT.

• Ir al Asistente -> paso 1. Realizar el test de conexión con A3 para asegurarnos que la conexión funciona.
• Ir a “Configurar interfaces” -> pestaña a3Equipo y presionar “Lanzar evento”. Este proceso es una sincronización de empleados y busca empleados en GT que tengan la codificación de A3 (CódigoEmpresa-CódigoEmpleado) y les asigna su código externo (GUID de A3).

• Esperar a que aparezca un mensaje de tarea completada (como cuando se lanzan sincronizaciones) y a continuación acceder a los logs de integración para revisar si ha habido errores o no.

• Si abrimos el A3_TraspasarGUIDs_result.json podemos ver cuál es el código externo (extcode) del 2-000069 .

• Comprobamos en datos maestros que su código externo está informado.